공동주택 입주이후 관리업무 사항

공동주택 입주이후 관리업무 

공동주택의 입주가 모두 마무리되면 아래와 같이 관리업무를 수행하여 관리사무소 운영 등에 어려움이 없도록 해야 한다.

(1) 입주 최종점검 및 주요업무 처리절차

1) 최종점검 사항

관리사무소장은 입주개시 2일전까지 현장과 함께 입주 전까지 아래의 주요사항을 최종 점검, 보완 후 전체 지원을 입주지원체제로 편성, 운영한다.

2) 입주절차

입주증 발급 지정기간은 일반적으로 입주개시 2일전부터 입주기간 종료일까지 이다.,

① 관리사무소장은 입주증을 제출하지 않는 세대에 대하여 관리계약 체결 및 관리비선수금 수납을 하여서는 아니 된다.

② 관리사무소는 열쇠불출증 원본을 현장에서 보관하고 있는 부분과 대조하여 실제 열쇠불출여부를 매일 확인하고, 현장으로 하여금 열쇠불출 대장에 불출일자를 함께 인수자 서명, 날인을 받도록 한 후 이를 현장철수 전 인수한다.

③ 열쇠불출 일자는 입주일자로 간주되어 관리비부과의 기준이 된다.

④ 입주 시 관리사무소와 현장은 입주자와 함께 계량기 및 세대 시설물을 확인한다.

3) 입주초기 하자보수 절차

① 현장에서는 입주자 사전점검 시 지적된 사항을 우선적으로 처리한다.

② 입주초기의 하자보수업무를 신속, 원활히 하기 위하여 접수창고를 현장으로 단일화 하여 안내하되, 관리사무소장은 관리사무소에 신청되는 하자도 접수하여 현장으로 이첩함으로서 입주자의 불편이 없도록 한다.

③ 현장 및 관리사무소는 하자 접수대장을 비치하고 절차에 따른 조치결과를 일일 확인한다.

④ 현장 철수 전까지 미처리된 하자내역은 관리사무소장이 인수하여 사후관리에 차질이 없도록 한다.

⑤ 현장 및 관리사무소는 하자처리가 곤란하거나, 지연되는 경우 그 사유 및 일정을 안내하여 입주민의 불만을 해소하도록 노력하여야 한다.

4) 입주자홍보

관리사무소장은 시설물의 이용과 관리에 관한 사항을 관리사무소 및 동현관 입구에 게시하고, 안내방송을 통하여 충분히 홍보함으로서 시설물보호 및 입주편의 제공을 위한 노력을 하여야 한다.

5) 입주희망일 입주지원

관리사무소는 사업주체와 협조하여 입주예정 세대현황을 파악하여 특정일에 입주가 집중되는 경우 입주지원방안을 수립하여야 하며, 입주희망일자를 변경토록 유도 하는 것을 지양해야 한다.

6) 입주현황보고

관리사무소장은 입주기간동안 입주현황을 매일 사업주체에 보고하여야 한다.

7) 입주 후 종합점검 및 보고

① 관리사무소장은 입주 후 1개월 경과 시 단지 인계인수서를 참고하여 시설물의 보수현황을 점검하고, 입주자 현황을 분석함으로서 관리업무의 효율을 제고하도록 함은 물론 주요사항을 발췌하여 사업주체에 보고한다.

 ② 관리사무소장은 종합점검 결과를 매 1개월 단위로 수정 , 보완하고 주요사항을  발췌하여 사업주체에 보고한다.

(2) 종합점검 및 회계·행정 점검

1) 종합점검 : 종합점검은 필요 시 실시하고 특별히 문제가 있다고 판단되면 전문가와 합동으로 점검을 실시하고 지적된 사항은 사업주체 및 주택관리업체, 관리사무소에 통보하여 시정토록 한다.

2) 회계 및 행정점검 : 회계 및 행정점검은 입주자 대표회의가 기간 이내에 관리방법을 결정하지 못했을 경우 점검목적에 따라 정기적으로 실시하고 지적된 사항은 관리사무소에 통보하여 시정토록 한다.

3) 수시점검(특별점검) : 정기점검 외에 특별히 문제가 있는 경우 수시로 특별점검을 실시할 수 있다.

(3) 민원 및 각종사고의 처리

1) 민원업무처리

① 민원사항은 하자관련 민원과 일반민원 사항으로 구분하여 민원접수대장에 기록관리 한다.

② 하자와 관련한  민원사항에 대하여는 하자처리 절차에 따라 처리하고 일반 민원사항은 관리사무소장이 검토 후 자체처리가 가능한 사항과 사업주체에 이첩할 사항을 구분하여 처리한다.

2) 각종사고의 처리 및 비상연락망

주요사건, 사고에 대비하여 유관기관 및 관리사무소직원, 사업주체, 현장, 주택관리업체와의 비상 연락망을 유지하고, 사고발생 즉시 사업주체에 통보하고 주요 사안에 대하여는 사업주체와 협의하여 처리한다.

(4) 시설물명의변경 및 관리업무이관

1) 시설물의 명의변경

시설물 인수 후 1개월 내에 명의 변경을 완료한다.

2) 관리업무 이관

관리사무소장은 입주초기부터 부녀회, 노인회, 통·반장 등과 긴밀한 유대관계를 유지하고, 합리적이고 원만한 입주자로 입주자대표회의가 구성될 수 있도록 하여야하며, 입주자의 불편, 불만사항을 친절하고 신속하게 처리하여 신뢰를 구축토록 노력하여야 한다.

 

이상으로 공동주택 입주 이후 관리업무 사항에 대하여 설명하였다. 이를 참고하여 관리업무에 성실히 임하기를 바란디.

끝.