공동주택 입주 전 관리업무 사항

공동주택 입주 전 관리업무

공동주택이 신축되었을 때 입주하기 전 관리업무에 대하여 아래와 같은 순서와 방법으로 진행하면 된다.

1. 사업주체의 입주대비 현장점검

입주예정단지에 대한 현장점검을 실시하여 입주 후 예상되는 하자 및 민원사항을 사전에 파악하여 시정토록 하고 , 향후 설계, 시공 및 영업에 반영될 수 있도록 보고 후 유관부서에 통보한다.

1) 입주대비 현장점검은 입주자 사전점검과 입주지원으로 구분한다.

2) 단지 인계인수

관리사무소와 현장과의 시설물 인계인수는 입주일로부터 10일 이내에 함을 원칙으로 하되, 인계인수 내용은 반드시 문서로 작성하여 보관하여야 한다.

3) 비상대책 수립

입주검검 또는 입주가 불가능하거나, 곤란하다고 판단되는 경우 즉시 보고 후 비상대책을 수립해야 한다.

2. 사업주체의 입주전 관리업무

1) 경비초소 위치 확정

설계팀의 요청에 의하여 사업계획 승인신청 시 관리비 경감을 위하여 아래의 기준을 참고하여 경비초소의 위치 및 수량을 확정하여 설계에 반영토록 한다. 정문 초소의 운영여부는 관리비 분석결과에 따라 결정한다.

2) 관리사무소 개설계획 및 관리방법의 결정

① 공동주택을 건설한 사업주체는 입주 30 ~ 40일전까지 시설현황, 투입인원, 예상 관리비등을 파악, 분석하고, 입주예정자의 과반수가 입주를 완료할 때에는 입주자에게 그 사실을 통지하고 당해 단지의 관리방법을 결정해야 한다.

② 입주자는 사업주체로부터 관리 요구를 받은 때에는 그 요구를 받은 날로부터 1월 이내에 입주자대표회의를 구성하고, 당해 공동주택의 관리방법을 결정(주택 관리업자에 의한 관리방법을 선택한 경우에는 그 주택관리업자의 선정을 포함 한다)하여 이를 사업주체에게 통지하고, 관할시장 등에게 신고하여야 한다.

③ 사업주체는 입주자대표회의로부터 관리방법 결정 통지가 없거나, 자치관리기구의 구성이 없는 때에는 주택관리업자를 선정하여야 한다. 이 경우에 사업주체는 입주자에게 그 사실을 통지하여야 한다.

④ 입주자대표회의가 공동주택을 자치관리 하고자 할 때에는 요구일로부터 6월 이내에 대통령령이 정하는 기술인력 및 장비를 갖춘 자치관리기구를 구성하여야 한다.

⑤ 사업주체는 자치관리기구가 구성되거나 주택관리업자가 선정된 경우에는 당해 관리주체에게 공동주택의 관리업무를 인계하여야 한다.

3) 사업주체의 입주자생활안내 책자제작 및 보관

입주 5일전까지 현장 및 사업주체에 의뢰하여 당해 단지에 적합하게 수정, 보완된 입주자 생활안내책자를 제작하여 관리사무소에 송달한다.

4) 단지 내 설치물 발주

① 단지 내 설치물(LOGO, 단지안내도, 방향표지판, 동호안내판, 지하주차장 표시판, 게시판,  유도안내판 등)의 위치와 수량을 검토하여 현장과 협의 후 사용 검사 신청일 이전까지 설치될 수 있도록 업체에 발주하고 그 결과를 관련부서(조경팀, 현장)에 통보한다.

② 설치대금은 현장에서 설치물 확인 후 지급한다.

5) 관리사무소직원의 채용 및 사전투입

관리사무소 직원의 채용 등 인사관련 사항은 자치관리의 경우 입주자대표회의 관리규정 지침에 따르며 위탁관리의 경우 위탁관리업체의 규정 또는 지침이 있는 경우 그 규정 등에 따를 수 있다.

① 채용절차 및 협의채용대상자 - 고용관련 세부사항은 근로기준법 참조

② 근로계약, 취업규칙, 감시적 단속제외인가

주택관리업체는 관리사무소의 직원과 근로계약을 체결하고, 직원의 동의를 얻어 취업규칙을 신고한 후 감시적(경비원), 단속적(기술직) 근로자에 대한 제외인가를 득하여야 한다.

③ 입주 전 직원투입 및 비용부담

위탁 관리업체는 원활한 입주관리 업무수행을 위하여 선발된 직원을 기준에 따라 사업주체의 사전승인을 득하여 사전에 투입한다.

6) 환경관리 교육

입주 전 관리사무소장에게 환경보전과 관련한 법규에 대한 사전교육을 실시하고 추후 이행

여부를 지도, 점검한다.

7) 단지의 점검 및 인수

① 단지의 점검

가. 관리사무소장은 입주 전까지 현장의 관련직원과 함께 공용부분과 세대전용 부분의 이상유무를 별도로 정하는 양식에 의하여 점검한다.

나. 점검결과 단지의 인수가 불가능한 경우 즉시 그 사유를 사업주체에 보고하여야 하며, 사업주체는 현장 및 관련부서와 협의하여 대책을 수립한다.  

② 전부 또는 부분 인계인수

관리사무소장은 단지점검 결과 이상이 없다고 판단되면 현장소장과 인계인수서를 작성하여 시설물을 인수하며, 지적된 사항에 대한 처리계획서를 첨부하여 입주 전까지 부분 인계인수를 할 수 있다.

③ 책임의 한계

입주 전 단지 인계인수가 불가능한 경우 입주이후에도 현장소장은 시설물에 대한 관리책임을 관리 사무소장과 공동으로 부담한다.

8) 관리사무소 개설

관리사무소장은 입주 2일전까지 아래 사항의 준비를 완료한다.

① 직원배치 및 비품투입

가. 직원의 배치

관리사무소 직원은 각 직종별로 근무복 및 장구(경비용품, 리본, 완장 등)를 착용하고 정상근무가 가능토록 해야 하며, 관리사무소장은 이를 위한 준비 및 교육을 철저히 하여야 한다.

나. 비품투입

관리사무소장은 현장소장과 협의하여 민원접수대(카운터)를 설치하고, 필요한 사무기기 및

공구, 기구, 비품을 비치하여야 한다.

② 서식 및 사무용품

사업주체는 입주자 생활안내책자(관리규약 등) 및 광고업체의 기증품목 외에 어떠한 지원도 하지 않고 있는바 이외의 모든 서식 및 사무용품을 준비하여야 한다.

③ 광고업체의 사무용품 기증

관리사무소장은 광고업체와 계약서를 작성하여 광고물과 기증품목을 정하되, 광고물은 시설물의 미관을 해치지 않도록 필요한 최소한의 것만을 설치토록하고 기증품은 아래사항을 참고하여 정한다.

a. 입주안내판(입주절차, 유의사항, 불법구조변경), 단지현황판, 프랑카드

b. 각종 인감, 직인 등의 인장

c. 관리사무소 유도안내판, 불편사항신고 접수처안내판

d. 잔금납부, 입주증발급, 선수금수납, 열쇠불출안내판 및 관리소장명판

e. 경비초소, 출입통제구역안내판등의 표지판

f. 기타 필요한 물품

④ 금융기관 선정 및 통장개설

거래은행은 입주자 및 관리사무소가 이용하기에 편리한 곳을 선정하여 관리사무소의 명의로 구좌를 개설하여야 한다.

⑤ 용역계약 및 보험계약체결

관리사무소장은 입주 전까지 다음 해당 사항에 대한 계약체결을 완료해야 한다.

·화재보험은 피해액의 100%를 보상받을 수 있도록 가입금액을 정한다.

·용역계약은 예산에 준하여 체결하고 입주 전에 체결하기 곤란한 경우 입주 후에  체결할 수 있다.

·기타 필요한 사항은 관련법규 및 예산안을 참고한다.

9) 전입신고 대행

관리사무소장은 동사무소와 협의하여 통·반장 선임 전까지 전입신고 업무를 대행하고, 이를 위하여 전입 신고용지를 관리사무소에 비치한다.

10) 사업자등록

관리사무소장은 부가가치세법에 의하여 관리사무소 개설일로부터 20일 이내에 관할 세무서에

사업자 등록을 하고 등록증을 교부 받아야 한다.

 

이상으로 공동주택 입주 전 관리업무에 대하여 설명하였다. 이를 참고하여 관리업무에 어려움이 없도록 익혀두기 바란다. 끝.